Je důležité, aby uživatel měl vybrán v Módu zobrazení minimálně jednu možnost a to buď Úkoly a události nebo Požadavky. Pokud budou vybrány obě možnosti program uživateli nabídne před vložením záznamu možnost volby. A to buď vložení úkolu nebo požadavku. POZOR! Pokud uživatel nebude mít vybranou v módu zobrazení ani jednu možnost. Funkcionalita pro vložení záznamu bude zakázána!!!

Postup při vložení záznamu je u všech možností vložení vždy stejný. Proto je zde popsán jen postup při vložení záznamu za pomocí tlačítka, pokud si uživatel vybere vložit úkol i pokud si vybere vložení požadavku.

1. Pokud se vkládá úkol:
   Tlačítkem Vložit... se zobrazí dialogové okno, kde má možnost uživatel zadat detaily úkolu, vybrat účastníky a přiřadit úkolu nějaký záznam, soubor nebo finanční tok. Dále může tomuto úkolu na záložce Plánování zdrojů, přiřadit nějaký zdroj.
2. Pokud se vkládá požadavek:
   Tlačítkem Vložit... se zobrazí dialogové okno, kde má možnost uživatel vybrat, pro který projekt se má požadavek založit. Dále si navolí detaily požadavku, typ a stav požadavku, prioritu a název požadavku. Může také tomuto požadavku přiřadit úkol, související požadavek, nějaký záznam, e-mail, soubor nebo finanční tok. Dále může tomuto požadavku na záložce Plánování zdrojů, přiřadit nějaký zdroj.

Jak založit nový úkol či událost?

Povinnými položkami na kartě Základní údaje jsou položky

1. Pro typ Úkol – Typ, Aktivita, Priorita, Správce
2. Pro typ Událost – Typ, Aktivita, Priorita, Zahájení, Ukončení, Správce

Ostatní pole jsou nepovinná. Pole Privátní slouží k označení úkolu či události jako privátní. Ostatní uživatelé uvidí v grafické komponentě tento úkol jako prázdné pole. Výhodou je fakt, že zadavatel dalšího úkolu může vidět, že na daný termín má případný účastník úkolu již úkol privátní a může tak s tímto faktem počítat při plánování. Další pole Celý den znepřístupní datum Zahájení a Ukončení v dialogovém okně a tento úkol bude definován jako celodenní bez zadání hodin. Pole Fáze je informativní pole o rozpracovanosti úkolu účastníky a je účastníkům nepřístupné – mění systém. Pole Připomenutí slouží pro zadání data, od kterého se bude uživateli zobrazovat úkol při spuštění CRM či úkolů a událostí. Pole Uzavřeno je přístupné pouze zadavateli úkolu. Událost se neuzavírá, ta se uzavře automaticky. Do pole Popis se popíše detail úkolu či události.

Pro dokončení uložení nového požadavku je zapotřebí stisknutí tlačítka Použít nebo OK.

Jak založit nový požadavek?

V dialogovém okně pro vložení nového požadavku, se zobrazí několik položek. Položky Projekt, Název, Priorita, Typ požadavku, Stav požadavku jsou povinné, položky Zodpovědnost, Plán od-do, Realizace od-do, Odhad, Garant apod. nikoliv.

Do zobrazených položek, lze zadávat tyto data:

• Název – název, pod nímž požadavek bude uložen do databáze
• Typ požadavku – určuje čeho se daný požadavek týká, např. chyba, obecná otázka, nápad apod.
• Stav požadavku - určují v jaké stavu se požadavek nachází, např. v řešení, vyřešeno apod.
• Zodpovědnost – osoby, nebo více osob, které jsou jakkoli zodpovědné u daného požadavku
• Kategorizace: Úroveň 1, Úroveň 2, Úroveň 3 - používá se pro specifikaci verze produktu při ukládání nového požadavku (zde určeno pro oblast informačních technologií, dělení lze přejmenovat dle zaměření společnosti)
• Priorita - určuje, jakou má požadavek přednost před ostatními požadavky
• Plán od - do, Realizace od - do – časová náročnost pro řešení požadavku
• Garant – jméno osoby, jež zpracovává tento požadavek

Pro dokončení uložení nového požadavku je zapotřebí stisknutí tlačítka Použít nebo OK. Po stisku tlačítka se požadavek uloží do databáze, od této chvíle je plně dostupný, jak z webového rozhraní, tak ze systému CRMPLUS.

Po uložení se zobrazí ve spodní části několik záložek, mezi ty hlavní patří Úkoly, Skupiny objektů, Finanční toky, Plánování zdrojů, Záznamy a Soubory.

Jak editovat záložky nového úkolu či události?

Do zobrazených záložek lze zadávat velké množství informací různého typu. Na tomto místě budou popsány ty záložky, které se dále v textu nebudou objevovat coby samostatné kapitoly v podobě položek menu nebo nástrojové lišty.

Účastníci (Základní balík START)
Uložení úkolu a přiřazení účastníků je jednou z hlavních priorit založení nového úkolu. Úkol může být postoupen jinému uživateli systému nebo může úkol uživatel zadat sám sobě. Tlačítkem Vložit... se zobrazí dialogové okno potenciálních účastníků úkolu – tabulka zaměstnanců. Z nich lze vybrat buď jednoho, nebo více účastníků úkolu. Výběr účastníků lze potvrdit tlačítkem OK, přičemž budou vybraní účastníci přesunuti do záložky Účastníci. Vybrané účastníky lze buď dalšími tlačítky Otevřít... nebo Smazat.

Editovat již vytvořený a uložený úkol či událost může pouze jeho zadavatel, ostatní účastníci mohou měnit Poznámku či Stav. Dialogové okno pro změnu poznámky či stavu zobrazí účastník kliknutím na tlačítko Otevřít… v záložce Účastníci. Stavy úkolů a událostí lze definovat v samostatném číselníku (menu Administrace –> Číselníky –> Úkoly a události –> Stavy úkolů a událostí) a nahrazuje tak pole Splněno, které bylo v CRMPLUS používáno dříve. Lze definovat barvu a ikonu stavu + text stavu. Příklad stavů úkolů a událostí je uveden na obrázku níže.

Objekty přidružené k úkolu
Úkol lze přiřadit k různým objektům. Objekty lze přiřadit k určitému Obchodnímu případu, Příležitosti, Firmě, Zaměstnanci, či Kontaktní osobě firmy. Nabídka typu objektu bude zobrazena pro kliknutí na tlačítko Vložit.... Po výběru některého typu bude zobrazen příslušný číselník zvoleného objektu. Vybrat lze opět pouze jeden objekt nebo více objektů stejného typu. Stisknutím tlačítka OK bude číselník uzavřen a vybrané záznamy přeneseny do záložky Objekty přidružené k úkolu. Vybrané objekty lze buď dalšími tlačítky Otevřít... nebo Smazat.

Střediska (Základní balík START)
Do středisek lze přiřadit vaše zaměstnance a tato střediska pak přiřadit k jednotlivým objektům, viz obrázek výše. Po správném nastavení CRMPLUS lze dosáhnout toho, že bude mít uživatel možnost vidět a editovat pouze ty záznamy, které obsahují středisko, jehož je sám účastníkem. Tato funkcionalita je velmi výhodná pro případ rozdělení obchodních aktivit nad jednou databází, kdy není žádoucí, aby například jednotliví obchodníci společnosti měli přehled o obchodních aktivitách ostatních.

Záznamy (Základní balík START)
Slouží k ukládání informací vztahujících se k danému úkolu a tento více zpřesňují. Mohou být různého typu, významu a vztahovat se k určitému datu. Tlačítky Otevřít..., Vložit... nebo Vyjmout lze s jednotlivými záznamy pracovat. Záznamy jsou dále popsány jako samostatná kapitola při popisu menu CRM systému.

Skupiny objektů (Základní balík START)
Pokud chcete vložit objekt do skupiny objektů přímo z dialogového okna objektu, můžete využít tuto záložku (dříve bylo nutné okno zavřít a do skupiny vložit objekt pomocí kontextového menu nad seznamem firem). Zároveň máte přehled, kterých skupin je daný objekt účastníkem.

Soubory (Základní balík START)
Slouží k ukládání jakýchkoliv souborů vztahujících se k danému úkolu. Mohou být různého typu, velikosti atd. Typickým souborem vztahující se k úkolu je například emailová korespondence se zadavatelem úkolu atd. Tlačítky Vložit existující, Otevřít..., Vložit... nebo Vyjmout lze s jednotlivými soubory pracovat.

Tip: Najděte své soubory na PC pomocí Průzkumníka Windows nebo Total Commanderu a přetáhněte je myší Drag&Drop do záložky Soubory

Finanční toky (Základní balík START)
Slouží pro přehled příjmů a výdajů, které vaše společnost získá, respektive vydá na tuto konkrétní příležitost. Tlačítky Ostatní>>, Otevřít..., Vložit..., Vložit dle..., Vložit existující... nebo Smazat lze s jednotlivými finančními toky pracovat, přičemž aktuální přehled výdajů a příjmů je zobrazen v příslušných polích.

Plánování zdrojů (dostupné jako modul)
Slouží pro přehled zdrojů, které vaše společnost vlastní, respektive které přidělila k odpovídajícímu projektu. Tlačítky Ostatní >>, Otevřít..., Vložit... nebo Smazat lze s jednotlivými plánovanými zdroji pracovat. Plánované zdroje jsou dále popsány jako samostatná kapitola.

Jak editovat záložky nového požadavku?

Do zobrazených záložek lze zadávat velké množství informací různého typu. Na tomto místě budou popsány ty záložky, které se dále v textu nebudou objevovat coby samostatné kapitoly v podobě položek menu nebo nástrojové lišty.

Úkoly (Základní balík START)
Seznam všech Úkolů a událostí, kde daný požadavek vystupuje jako objekt úkolu.

Související požadavky
Slouží k propojení dvou a více požadavků, spadající pod jeden a ten samý projekt. Nelze ovšem vložit pod související požadavky právě editovaný záznam. Vybrané požadavky lze dalšími tlačítky Vložit... nebo Smazat.

Skupiny objektů (Základní balík START)
Pokud chcete vložit objekt do skupiny objektů přímo z dialogového okna objektu, můžete využít tuto záložku (dříve bylo nutné okno zavřít a do skupiny vložit objekt pomocí kontextového menu nad seznamem firem). Zároveň máte přehled, kterých skupin je daný objekt účastníkem.

Finanční toky (Základní balík START)
Slouží pro přehled příjmů a výdajů, které vaše společnost získá, respektive vydá na tuto konkrétní příležitost. Tlačítky Ostatní>>, Otevřít..., Vložit..., Vložit dle..., Vložit existující... či Smazat lze s jednotlivými finančními toky pracovat, přičemž aktuální přehled výdajů a příjmů je zobrazen v příslušných polích.

Plánování zdrojů (dostupné jako modul)
Slouží pro přehled zdrojů, které vaše společnost vlastní, respektive které přidělila k odpovídajícímu projektu. Tlačítky Ostatní >>, Otevřít..., Vložit... nebo Smazat lze s jednotlivými plánovanými zdroji pracovat.

Záznamy (Základní balík START)
Slouží k ukládání informací vztahujících se k danému úkolu a tento více zpřesňují. Mohou být různého typu, významu a vztahovat se k určitému datu. Tlačítky Ostatní >>, Otevřít..., Vložit..., Vložit existující... nebo Vyjmout lze s jednotlivými záznamy pracovat.

Soubory (Základní balík START)
Slouží k ukládání jakýchkoliv souborů vztahujících se k danému úkolu. Mohou být různého typu, velikosti atd. Typickým souborem vztahující se k úkolu je například emailová korespondence se zadavatelem úkolu atd. Tlačítky Ostatní >>, Vložit existující, Otevřít..., Vložit..., Uložit jako..., Odeslat nebo Vyjmout lze s jednotlivými soubory pracovat.

Tip: Najděte své soubory na PC pomocí Průzkumníka Windows nebo Total Commanderu a přetáhněte je myší Drag&Drop do záložky Soubory

Plánování zdrojů

Otevřením okna Plánování zdrojů (menu Projekty -> Plánování zdrojů) se zobrazí v mřízce všechny vytvořené plánované zdroje. Plánování zdrojů je v CRMPLUS velmi jednoduché a spočívá v Drag & Drop přetažení zdroje (či více zdrojů) z tabulky zdrojů do stromu projektu. Při této akci se navíc kontroluje, zda již není zdroj v daném termínu přiřazen jinému projektu. V tomto případě je uživatel upozorněn a může se rozhodnout, zda přesto zdroj na danou etapu použije či ne.

Mřížka plánování zdrojů je rozdělena do několika sloupců. Mezi ty nejdůležitější patří Typ zdroje, Zdroj, Objekt, Číslo objektu a Název objektu. Na obrázku níže (Obr. 14) je na mřížce plánování zdrojů aplikován filtr, který zobrazuje jen ty plánované zdroje, které tomuto filtru odpovídají. Proto jsou zobrazeny pouze některé plánované zdroje.

Jak vytvořit nový plánovaný zdroj?

Pro úspěšné založení plánovaného zdroje je nejprve nutné vytvořit Zdroj nebo Typ zdroje. Poté můžeme tyto údaje připojit k odpovídajícímu požadavku nebo úkolu. Jinak u daného úkolu nebo požadavku takovýto plánovaný zdroj nebude viditelný.

Seznam plánovaných zdrojů naleznete v nabídce Projekty -> Plánování zdrojů. Tlačítkem Vložit... se zobrazí dialogové okno (Obr. 15), ve kterém se zobrazí několik položek, které je nutno zadat a několik položek, které jsou nepovinné.

Položka Požadavek, Seminář nebo Úkol je povinná, položka Zdroj nebo Typ zdroje musí být vybrána alespoň jedna.

Položka Požadavek bude použita pro propojení plánovaného zdroje s požadavkem.

Položka Úkol bude použita pro propojení plánovaného zdroje s úkolem.

Položka Seminář bude použita pro propojení plánovaného zdroje s požadavkem.

Posledním krokem k úspěšnému uložení nového plánovaného zdroje je stisknutí tlačítka Použít nebo OK. V tomto okamžiku se vámi zaznamenané údaje uloží do databáze.

Jak vytvořit nový zdroj?

Pro úspěšné založení zdroje je nejprve nutné vytvořit Typ zdroje nebo vybrání již existujícího typu zdroje z číselníku typů zdrojů.

Seznam zdrojů naleznete v menu Projekty -> Zdroje. Tlačítkem Vložit... se zobrazí dialogové okno (Obr. 18), ve kterém se zobrazí několik položek, které je nutno zadat a několik položek, které jsou nepovinné.

Položky Název zdroje, Typ zdroje a Správce jsou povinná. Položky jako Příznak, Vlastník, Vazba zdroje na CRM objekty, Poznámka atd. jsou nepovinná.

Nepovinné položky uživatel může, ale také nemusí zadat. Velkou výhodou je zde ta možnost, že zdroje mohou být propojeny i s ostatními objekty CRM systému, takže lidské zdroje mohou být navázány na Firmy, Kontaktní osoby, Zaměstnance respektive materiální zdroje pak na objekt Artikl.

Posledním krokem k úspěšnému uložení nového zdroje je stisknutí tlačítka Použít nebo OK. V tomto okamžiku se vámi zaznamenané údaje uloží do databáze.

Jak přidat typy zdrojů?

Každý zdroj musí být určen typem zdroje, který určuje, čeho se daný zdroj týká. Zjednodušeně si to můžeme představit jako zařazení zdroje do kategorie. Např.: chyba, nápad, obecná otázka apod.

Seznam typů zdrojů naleznete v menu Administrace -> Číselníky -> Zdroje -> Typy zdrojů . Tlačítkem Vložit... se zobrazí dialogové okno (Obr. 19), ve kterém se zobrazí položka, kterou je nutné zadat a položka, která je nepovinná.

Položka Název je povinná, položka Poznámka nikoliv.

Posledním krokem k úspěšnému uložení nového typu zdroje je stisknutí tlačítka Použít nebo OK. V tomto okamžiku se vámi zaznamenané údaje uloží do databáze. Poté stačí přiřadit tento typ požadavku k danému zdroji, ve kterém tento typ zdroje budete chtít použít.